Можно ли при трудоустройстве требовать ИНН от работника?

Вопрос аудитору

При приеме на работу будущий сотрудник представил все необходимые документы, кроме свидетельства с указанием ИНН. Правомерно ли заключать трудовой договор с физлицом без таких данных? Или соискателю необходимо отказать?

Работодатель не имеет права требовать ИНН сотрудника при трудоустройстве. Если соискатель не представит ИНН, ему нельзя отказать в приеме на работу.

Обоснуем ответ

Перечень документов, которые необходимо получить от физлица при приеме на работу, содержится в ч. 1 ст. 65 ТК РФ. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе с указанием присвоенного ИНН среди них не упоминается.

При этом ч. 3 ст. 65 ТК РФ запрещает требовать от физлица документы, не предусмотренные ТК РФ либо иными федеральными законами, а также указами президента и постановлениями Правительства России.

Отметим, что ИНН присваивается всем налогоплательщикам, включая физических лиц, при регистрации в налоговых органах. Причем граждане, которые не являются предпринимателями, могут обратиться в налоговый орган с заявлением о постановке на учет, но не обязаны этого делать. Согласно п. 7 ст. 83 НК РФ налоговые органы самостоятельно ставят их на учет на основании сведений от регистрирующих органов. В частности, от органов, осуществляющих регистрацию физлиц по месту жительства, либо органов, осуществляющих выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории РФ ( п. 3, 8 ст. 85 НК РФ).

Скорее всего, ИНН присвоен физическому лицу. Но гражданин об этом не знает либо не хочет сообщать. Заставить его нельзя, поэтому целесообразно проверить наличие ИНН на сайте налоговой службы через сервис "Узнать ИНН". Достаточно ввести Ф. И. О., дату рождения и данные паспорта (иного документа, удостоверяющего личность). Если выяснится, что гражданин не зарегистрирован в инспекции (нет данных об ИНН), это все равно не может стать причиной для отказа в заключении трудового договора.

Отметим, что в справке о доходах физического лица ( приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@) не заполняется поле "ИНН в Российской Федерации" в отсутствие у получателя дохода ИНН ( п. 32 Порядка). В разделе 3 расчета по страховым взносам ИНН застрахованного лица также указывается при наличии ( п. 13.7 Порядка заполнения РСВ, утв. приказом ФНС России от от 29.09.2022 №ЕД-7-11/878@).

Аналогичное правило установлено для заполнения персонифицированных сведений ( п. 3.4 Порядка заполнения персонифицированных сведений).

Источник: 1С:ИТС.

Подключить 1С:ИТС

Подробнее о сервисе 1С:ИТС тут.